Als er binnen jouw onderneming veel met documenten wordt gewerkt, dan is het belangrijk om versiebeheer toe te passen. Het kan voorkomen dat een werknemer per ongeluk een zeer belangrijk document aanpast of zelfs verwijdert. Je bent dan het document kwijt en dat kan grote nadelige gevolgen hebben voor een bedrijf, vooral als het documenten van een belangrijke klant zijn. Door versiebeheer te implementeren in de onderneming kan je dit voorkomen. Versiebeheer houdt alle oude en nieuwe versies van de documenten bij en maakt ook voldoende back-ups. 

DMS en versiebeheer 

Wanneer je versiebeheer wil implementeren binnen je onderneming, dan is dat een verstandige keuze. Echter, het blijft wel belangrijk om ook een DMS (document management systeem) te implementeren. Versiebeheer werkt niet zonder een koppeling met een DMS. Een document management systeem is een systeem waarin alle documenten die binnen een onderneming gebruikt worden, worden opgeslagen. Door het implementeren van een DMS voorkom je dus dat documenten verloren raken of dat werknemers minuten lang bezig zijn om een bepaald document te vinden. 

Bespaar tijd 

Een van de voordelen waarom steeds meer bedrijven ervoor kiezen om DMS en versiebeheer te implementeren, is dat werknemers meer tijd overhouden omdat ze niet elk document handmatig hoeven op te zoeken. Dat neemt soms wel meer dan tien minuten in beslag en op jaarbasis kan dat aardig aantikken. Omdat je werknemers door DMS en versiebeheer tijd overhouden, kan de gewonnen tijd gestoken worden in de groei van de onderneming. Daarom wordt de aanschaf van zulke systemen vrijwel altijd gezien als een investering. 

Werk op hetzelfde moment aan hetzelfde document

Een ander groot voordeel van een document management systeem is dat je werknemers tegelijkertijd aan hetzelfde document kunnen werken. Zo is er altijd één leidend document en voorkom je dat er verschillende versies in omloop zijn. Dit systeem biedt duidelijkheid en efficiëntie en is daarom van zeer toegevoegde waarde voor vrijwel iedere organisatie. Laat je goed informeren welk systeem het beste past binnen jouw bedrijf. Elk DMS heeft weer net even andere functies en mogelijkheden. Het is belangrijk om binnen de organisatie vast te stellen aan welke voorwaarden een DMS moet voldoen, om hier vervolgens de meest geschikte voor aan te schaffen.